Sags- og dokumentationsstyring projekter i den offentlige- og kommunale sektor gjort nemt
- Jacob
Når der arbejdes for kommunen, skal alt dokumenteres. Med vores løsning samler I underleverandørfakturaer, tidsregistrering, mails, aftaler, godkendelser, materialegrundlag, KS og ESG direkte på sagen. Det giver stærk bevisførelse, hurtigt overblik og nem rapportering.
Der opstår ofte særlige udfordringer, når projekter udføres for det kommunale. Vi har erfaring med at imødekomme disse udfordringer for vores nuværende kunder, der arbejder fast på kommunale projekter.
I kender det nok
- Kommunen beder om dokumentation og I skal samle det fra mails, mapper, Teams og flere systemer
- KS, godkendelser og aftaler ligger spredt og er svære at koble direkte til sagen og fakturaen
- Underleverandørfakturaer mangler kontekst: Hvad vedrører de, og hvad var aftalen?
- Tidsregistrering og “beviser” (klip/noter) ligger ikke samlet med projektets øvrige dokumentation
- Aftaler om materialeforbrug, ændringer og ekstraarbejde er sværere at fakturere, når det skal forklares bagefter
- Rapportering tager for lang tid, fordi dokumentationen først skal indsamles manuelt
- Overblikket over sagens historik bliver personafhængigt (“spørg lige ham der havde sagen sidst”)
Disse problemstillinger elimineres med vores moduler til Business Central 365. Her får du et fuldt fakturerings- og sagsstyringssystem, der kan samle det hele ét sted. Der gør det nemt at fakturere og dokumentere sager.
Hele sagen direkte i Business Central
Tanken er enkel: Ét projekt = Et system.
I stedet for at gemme dokumenter i adskilte systemer eller lokale mapper, samler løsningen alt på projektets sag i Business Central, så sagens historik altid er tilgængelig og klar til brug eller fakturering, direkte i systemet.
Det kan for eksempel være:
- Fakturaer og bilag fra underleverandører
- Tidsregistrering og relevante “klip” til dokumentation
- Gemte mails og korrespondance med aftaler og afklaringer
- Godkendelser og beslutninger på projektet
- Aftaler om materialeforbrug samt ændringer og tillæg
- KS (kvalitetssikring) – løbende, mens arbejdet udføres
Når alt ligger på sagen, bliver det meget lettere at bevare sammenhængen: Hvad hører til hvor? Hvad er aftalt? Hvad er godkendt og af hvem? Hvilket grundlag fakturerer vi efter?
Hvorfor det gør en forskel i hverdagen
Når dokumentationen bliver en del af det integrerede system i stedet for et yderligere efterarbejde, får I tre meget konkrete gevinster:
1) Stærkere bevisførelse
Kommunale projekter kræver en højere dokumentationsgrad, på alt fra KS til materialer, aftaler og leverancer. Der er ofte også flere stakeholders og interessenter. Når mails, godkendelser, KS og bilag er samlet på sagen, kan I hurtigt fremlægge relevant dokumentation uden at “gætte” jer tilbage til, hvor tingene ligger.
2) Mere overblik undervejs
Projektet bliver ikke længere delt op i flere systemer hvor hvert sted har sit overblik; det hele samles et sted, hvor man kan følge hele sagens oplysninger, fra fakturering, stader, procentvis færdiggørelse, KS kommunikation og aftaler. Det reducerer risikoen for misforståelser og gør det nemmere at overdrage sager internt.
3) Hurtigere rapportering og fakturagrundlag
Når bilag, forbrug, dokumentation og KS allerede er knyttet til sagen, bliver rapportering og fakturering mere effektiv og gennemsigtig. I bruger mindre tid på at indsamle og verificere – og mere tid på at styre projektet.
Udvid med CO2- eller vægtregistrering (valgfrit)
For mange entreprenørvirksomheder er der også voksende krav til miljø- og forbrugsdata, enten fra kunder, kommunen eller interne målsætninger. Derfor kan løsningen udvides med:
CO2-modul
Hold klimaregnskab på projektniveau ved at registrere CO2-forbrug (og eventuel negativ udledning) direkte på sagen. Det gør det lettere at dokumentere klimaindsats og arbejde mere datadrevet med bæredygtighed.
Vægtmodul
Kobl Business Central til virksomhedens vægtsystem og registrér materialeforbrug direkte. Data kan gemmes på sagen og bruges senere til dokumentation, rapportering og som grundlag for faktura.
Klar til kommuneprojekter, uden flere systemer
I mange opsætninger bliver dokumentationskrav løst ved at “lægge noget ved siden af”: lokale mapper, sikre servere, ekstra værktøjer og manuelle processer. Med vores løsning, samler I det hele i Business Central, dér hvor projektet alligevel styres.
Det giver mindre dobbeltarbejde, bedre overblik og en mere robust dokumentation, når der skal rapporteres eller stilles spørgsmål til sagen.
Jeres fordele
Stærk bevisførelse når kommunen spørger
På kommunale projekter er det ikke nok, at arbejdet er udført korrekt. I skal også kunne dokumentere aftaler, ændringer, godkendelser og grundlaget for fakturering. Når bilag, korrespondance, KS, ESG og tidsregistrering er samlet på sagen i Business Central, kan I hurtigt finde den relevante dokumentation og vise sammenhængen uden at lede i mailtråde og mapper.
Bedre overblik mens projektet kører
Når alle oplysninger ligger samlet på sagen, bliver det lettere at holde styr på, hvad der er aftalt, hvad der er leveret, og hvad der mangler at blive afklaret. Det giver færre misforståelser og mindre personafhængighed, fordi sagens historik og kommunikation kan forstås af hele teamet også når opgaver overdrages eller projektet skifter hænder.
Hurtigere rapportering og et fakturagrundlag der hænger sammen
Rapportering bliver ofte tung, når dokumentationen først skal indsamles bagefter. Med “Alt på sagen” ligger dokumentation, bilag og fakturagrundlag allerede samlet og struktureret. Det gør det hurtigere at lave status, dokumentere forbrug og leverancer og sikre at fakturaen bygger på et tydeligt og gennemskueligt grundlag.
Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale, og lad os sammen skabe grundlaget for din virksomheds fremtidige succes. Med Dynamics Inspire er du altid et skridt foran.
Ofte stillede spørgsmål om offentlige projekter
Hvordan håndterer vi kommunale projekter bedre i virksomheden?
Kommunale projekter stiller ofte krav om høj bevisførelse. Når dokumentation, kommunikation og godkendelser er samlet på sagen, kan I hurtigt svare på spørgsmål, dokumentere ekstraarbejde og skabe tydelig sammenhæng mellem aftaler, leverancer og faktura.
Hvordan håndterer vi godkendelser og aftaler, så de ikke “forsvinder” i mails?
I Microsoft Business Central 365, med vores moduler, kan i gemme relevant korrespondance og dokumenter direkte på sagen, så aftaler og godkendelser ligger sammen med resten af sagens historik. Det giver et stærkere grundlag, hvis der senere opstår tvivl om, hvad der er aftalt.
Kan man koble underleverandørfakturaer til byggesager og dokumentationen?
Ja. Underleverandørfakturaer og bilag kan knyttes direkte til den konkrete sag, med vores moduler i Microsoft Business Central 365, så de ikke står alene. Det gør det nemmere at forklare, hvad udgiften vedrører, og hvordan den hænger sammen med aftaler, forbrug og leverancer.
Kan vi samle tidsregistrering og dokumentation for udført arbejde samme sted?
Ja. Tidsregistrering og relevant dokumentation (f.eks. klip/noter) kan samles på sagen i Microsoft Business Central 365. Det gør det lettere at underbygge fakturering og dokumentere udført arbejde – især ved ekstraopgaver eller ændringer i projektet.
Hvordan gør vi rapportering lettere som entreprenør?
Med Business Central 365, med moduler fra Dynamics Inspire. Når dokumentationen allerede ligger struktureret på sagen, bliver rapportering ikke et “indsamlingsprojekt”. I kan hurtigere lave status, dokumentere leverancer og trække et samlet fakturagrundlag, fordi bilag, aftaler, KS og historik er samlet ét sted.
Skal vi stadig bruge lokale mapper eller andre programmer til projektmateriale?
Målet er at minimere behovet for at sprede materiale på lokale drev, servere eller flere værktøjer. Når dokumentationen samles på sagen i Business Central, bliver der færre steder at lede og mindre risiko for at noget mangler. Alle tilladte brugere kan tilgå de emner der tillades og derved kan sagen følges løbende direkte i systemet og fakturering kan ske direkte fra projektet.
Passer løsningen kun til kommuneprojekter?
Nej. Den er især relevant, hvor kravene til dokumentation og sporbarhed er høje (f.eks. offentlige kunder), men mange bruger samme tilgang til private projekter, hvor man også vil samle aftaler, bilag, KS og fakturagrundlag ét sted.
Kan løsningen udvides med CO2-registrering?
Ja. I kan tilføje CO2-modulet, så I kan registrere og følge CO2-forbrug (og eventuel negativ udledning) på projektniveau. Det kan bruges til klimaregnskab og dokumentation, hvis det efterspørges på projekterne.
Kan løsningen kobles til vores vægtsystem, så materialeforbrug registreres automatisk?
Ja. Med vægtmodulet kan I koble Business Central op til virksomhedens vægtsystem og registrere materialeforbrug direkte. Data kan gemmes på sagen og bruges senere til dokumentation, rapportering og som grundlag for faktura.
Del artiklen med dit netværk
Skal dit netværk ikke snydes for denne viden? Så er du meget velkommen til at dele vores artikel på dine sociale medier.
